Was sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und wofür werden sie benötigt?

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind schon aufgrund rechtlicher Vorgaben in der heutigen Zeit unverzichtbar. Die GoBD („Grundlagen für die ordnungsgemäße Buchführung und den Datenzugriff“) schreibt vor, dass geschäftsrelevante Papiere revisionssicher abzulegen sind. Dies bedeutet, sie dürfen nachträglich nicht mehr veränderbar sein. Dies macht eine elektronische Ablage notwendig. Diese Vorgabe beschreibt zugleich eine der zentralen Aufgaben eines DMS. Offen bleibt, was es eigentlich genau ist – und welche weiteren Fähigkeiten es besitzt.

Dokumentenmanagementsysteme digitalisieren den „Papierkrieg“

Bei Dokumentenmanagementsystemen handelt es sich um Softwarelösungen, die zu der Familie von Anwendungen im Bereich des Enterprise Content Managements (ECM) zählen. Sie haben also die Aufgabe, geschäftsrelevante Daten in digitaler Form verfügbar zu machen. Dabei drehen sich DMS um die Informationen, die gerne mit dem umgangssprachlichen Begriff des „Papierkriegs“ zusammengefasst werden. Betroffen sind also alle Dokumente, die früher in Papierform vorlagen und in Aktenordnern abgelegt wurden. Hierzu zählen beispielsweise:

– Verträge
– Korrespondenzen (Briefe, Faxe, E-Mails)
– Berichte
– Buchhaltungsarbeiten
– Rechnungen

Diese weiteren Aufgaben können Dokumentenmanagementsysteme erfüllen

Ein Dokumentenmanagementsystem ist in der Lage, den Volltext der Papiere zu erfassen und strukturiert zu sichern. Dadurch ist es in der Lage, eine Reihe zusätzlicher Aufgaben zu erfüllen:

– Die entsprechenden Daten sind jederzeit zentral verfügbar.
– Über eine Suchfunktion können bestimmte Dokumente problemlos gefunden werden.
– Abläufe wie z.B. die Verarbeitung eingehender Rechnungen lassen sich automatisieren. Die DMS können Workflows abbilden.

Diese Bedingungen sollte ein Dokumentenmanagementsystem erfüllen

DMS müssen allerdings einigen Anforderungen genügen, um diese Aufgaben tatsächlich erfüllen zu können. Erstens muss es verschiedene Rollen kennen. Es liegt in der Natur der Sache in Unternehmen, dass nicht jeder Mitarbeiter auf alle Daten zugreifen darf. Zweitens müssen die Zugriffe sicher erfolgen, was eine gewisse Herausforderung bedeutet, da diese auch aus der Distanz erfolgen. DMS werden inzwischen als zentraler Baustein eingesetzt, um das Home-Office zu ermöglichen. Drittens sollte es über Schnittstellen an andere Anwendungen angebunden sein. Hierzu zählen beispielsweise DATEV, das Mailing-Programm, die Archivierungslösungen oder auch die Scanner-Software.

Fazit: Dokumentenmanagementsysteme werden immer wichtiger

Die Pandemie hat DMS bereits einen großen Auftrieb aufgegeben, weil die entsprechenden Lösungen die Digitalisierung von unverzichtbaren Prozessen ermöglichten. Insbesondere durch ihre Fähigkeit, Workflows abzubilden, wird ihre Bedeutung aber auch in Zukunft weiterwachsen. Hierzu existieren bereits belastbare Prognosen: 2020 erreichten DMS einen weltweiten Umsatz von 5,31 Milliarden US-Dollar. Dieser wird im Jahr 2027 auf 8,94 Milliarden US-Dollar klettern. Das jährliche Wachstum der Softwareangebote beträgt demnach zwischen 2021 und 2027 durchschnittlich 12,4 Prozent. Dabei gelten die stetig immer wachsenden Datenberge („Big Data“) und Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz als zusätzliche Treiber dieser Entwicklung.