Unternehmen sind zu einem gewissen Maß an steuerlicher Compliance verpflichtet. Es gilt rechtliche Vorschriften einzuhalten, sodass potenzielle finanzielle Risiken entweder ganz vermieden oder zumindest deutlich reduziert werden können.

Welche Rolle spielen Mitarbeiter bei der steuerlichen Compliance?

Mitarbeitern kommt eine zentrale Rolle zu, wenn es darum geht, steuerliche Compliance-Maßnahmen richtig umzusetzen. Das liegt daran, dass die Mitarbeiter für die korrekte Erfassung, Dokumentation sowie Einhaltung von steuerlichen Vorgaben verantwortlich sind. Dabei entsteht durch die Einhaltung aller steuerrechtlicher Regelungen nicht nur Rechtskonformität. Vielmehr handelt es sich um einen entscheidenden Faktor für den nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Sensibilisierung der Mitarbeiter

Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitern stets klarmachen, dass ihre Entscheidungen direkten Einfluss auf die steuerliche Compliance der Firma haben. Um das zu gewährleisten, können Unternehmen entsprechende Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen implementieren. Auf diese Weise werden Mitarbeiter ihrer Verantwortung im steuerlichen Compliance-Prozess bewusst und verfügen über ein grundlegendes Verständnis für die hier geltenden Anforderungen.

Finanzdaten korrekt erfassen

Um allen steuerlichen Vorschriften entsprechen zu können, bedarf es der präzisen Erfassung aller finanziellen Transaktionen. Hier sind vor allem die Mitarbeiter in den Abteilungen Rechnungswesen und Buchhaltung in der Pflicht, um Ausgaben, Einnahmen sowie Transaktionen ordnungsgemäß zu dokumentieren. Dementsprechend tragen die Mitarbeiter in diesen Bereichen eine große Verantwortung. Unternehmen können klare Richtlinien implementieren, damit Fehler auf ein Minimum reduziert werden, sodass die Richtigkeit der Finanzdaten sichergestellt ist.

Darum müssen Teams zusammenarbeiten

Im Rahmen der steuerlichen Compliance ist in der Regel eine Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen vonnöten. Grund hierfür ist, dass gewährleistet sein muss, dass es zu keinen Missverständnissen oder Fehlern kommt, wenn steuerlich relevante Informationen und Daten ausgetauscht werden. Dementsprechend ist eine transparente Kommunikation zwischen Personalabteilung, Finanzabteilung sowie operativen Einheiten zwingend erforderlich. Arbeitgeber können eine reibungslose Zusammenarbeit fördern, indem sie für klare Prozesse und Verantwortlichkeiten sorgen.

Weiterbildungsmöglichkeiten und Anpassung an Gesetzesänderungen

Da sich die steuerlichen Gegebenheiten immer wieder verändern, müssen auch die Mitarbeiter entsprechende Weiterbildungen absolvieren, um in diesem Bereich stets auf dem neuesten Stand zu sein. Das bedeutet, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern kontinuierliche Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen müssen. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass die Angestellten über aktuelle Änderungen des Gesetzgebers informiert sind und die steuerliche Dokumentation den neuen Gesetzen entspricht.

Compliance in die Unternehmenskultur integrieren

Arbeitgeber sollten steuerliche Regelungen nicht als einen isolierten Prozess betrachten, sondern diesen als wichtigen Bestandteil in die Unternehmenskultur integrieren. Wenn Unternehmen eine Kultur der Integrität und Transparenz fördern, wird es den Mitarbeitern leichter fallen, proaktiv zur steuerlichen Compliance beizutragen, sodass potenzielle Risiken früh erkannt und entsprechende Gegenmaßnahmen getroffen werden können.

Digitale Tools als Lösungen für die steuerliche Compliance

Arbeitgeber können den Einsatz von digitalen Tools im Unternehmen forcieren, indem sie eine geeignete Buchhaltungssoftware implementieren. Eine solche Software kann unternehmensinterne Prozesse automatisieren und so den Zeitaufwand in der Buchhaltung deutlich verringern. Die Mitarbeiter haben dann mehr Zeit für strategische Aufgaben. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass nun die Software für die Bearbeitung von manuellen Aufgaben zuständig ist. Dementsprechend reduziert sich auch die Fehleranfälligkeit, weil eine Software sich im Gegensatz zu einem Mitarbeiter nicht vertippt und keine Fehler aufgrund von mangelnder Konzentration macht. Das führt dazu, dass steuerliche Vorschriften trotz geringerem Zeitaufwand eingehalten werden können. Auch im Marketing ist der Einsatz von passender Software zu empfehlen.

Inanspruchnahme der Dauerfristverlängerung zur Sicherung von Liquidität

Bei der sogenannten Dauerfristverlängerung handelt es sich um eine steuerliche Maßnahme, welche Unternehmen zur Liquiditätssicherung und Wahrung der finanziellen Flexibilität einsetzen können. Im Rahmen der Dauerfristverlängerung können Arbeitgeber einen zeitlichen Aufschub für die Abführung der Umsatzsteuervorauszahlung erwirken. Das kann unter anderem dann sinnvoll sein, wenn es zu Gesetzesänderungen gekommen ist und die Mitarbeiter noch nicht auf dem aktuellen Stand sind, sodass mehr Zeit benötigt wird, um alle steuerlich relevanten Vorgaben erfüllen zu können.